コーヒーではかるメンタルヘルス

コーヒーは好きでしょうか？俺は大好きです。コーヒー豆を削るあの音といい、ドリップしたときに広がる香りといい、別にゴクゴク飲めるわけじゃないあの苦みといい。あとミルしかりドリッパーしかりドリップポットしかり、それぞれの道具も。けど一番好きなのは、その見ため。コーヒー飲んで仕事したりリラックスしてる自分自身の姿が好きなのかもしれない。いつか見た映画で、強い酒、ブラックコーヒー、タバコには、いまだに強烈な憧れを持ってる。（タバコはまったく吸わないけど）

会社でももちろんコーヒーは飲んでる。たぶん一日３～４杯くらい。朝、出勤してコーヒーを飲まないと「さぁ、始めるぞ」って気分にもならないし、お昼ご飯食べたあとも、コーヒーを飲んでゆっくりしてるから「休憩してる」って感覚を実感できる。それくらい俺にとってコーヒーと仕事はセットみたいなものになってる。

ところでだけど、最近やたらと忙しいからか、コーヒーを淹れるときに自分のメンタルへルスが表れているような気がしてきた。会社には、豆、粉、ドリップバッグ、インスタントと４種類のコーヒーを置いているんだけど、まさに「淹れ方＝心の余裕具合」だ。

その答えは単純明快で、豆から曳いてコーヒーを淹れるときは、どうしても10分弱の余裕が必要。粉の場合でもだいたい５分程度。ドリップバッグはもう少し早くて、インスタントになると数十秒の世界。うちの会社の給湯室は事務所の外にあるんだけど、どれくらいで戻らなきゃならないか。別にそれなりの立場だから仕事の進め具合は自分で調整できるんだけど、ゆっくりしようと思えるか思えないかで、今の自分のメンタルヘルスが分かる。

最近はもっぱらドリップバッグが多くなってきてしまった。インスタントにまで落ちるまいと思ってるけど、きっと余裕が無いんだろうな。

楽しいから笑うのではない。
笑うから楽しいのだ。

アメリカの心理学者でもあり哲学者のウィリアム・ジェームズが残した言葉だけど、今こそ俺にとってはその実践が必要なのかもしれない。

余裕があるから豆からコーヒーを淹れるのではない。

コーヒーを豆から淹れるから余裕があるのだ。

いや、何か違うか。笑

イライラで終わってしまった金曜日

実は先週の金曜日、仕事ですごくイライラしていた。正確に言うと、イライラさせられていた。原因は現場となる部署の人間たちの認識の甘さ。ルール破り。自分本位の行動。挙げだしたらキリがない。彼らを見ていると、そして意識しだすと精神衛生上よろしくないので、極めてビジネスライクに接しているんだけど、一応俺も管理職なので部署間の折衝には顔を出さなければいけない。金曜日はそこでのひと幕が多くあり過ぎた。

①いつの間にか無くなっている管理簿

過去、社用車で使用するETCカードを紛失してしまうというインシデントがあり、それ以来、持出記録を管理簿として作ることが決まった我が社。ところが先月、約１か月に渡って別の社用車のETCカードを使用してしまった社員がその部署で発生した。気づいたのはこちらが請求書を確認していたとき。「なぜそのようなことが起こるのか？」と念のため管理簿の提出を求めると、、、無い。まったく存在すらしていない。どうせどこかのタイミングで、その目的が分かっていない者が中心となり、単に面倒だからと止めてしまったんだろう。

②ルール無視の販促

販促のポスターやチラシという広告物の作成は、一応、営業所ごとの裁量で作成できるんだけど、先日、社内ルールを逸脱していたポスター案の稟議を通さなかったことに対して、クレームを言ってきた。「他の営業所ではOKだった」とか「それで集客できなかったらどうするんだ」とか、まさに典型的な現場の目の前しか見えてない思考。こちらとすれば「知らんがな」と。他の営業所がルール破りしてるから、こっちもルール破りしていいという理屈はおかしいし、ルールを守ったうえで集客するのがおたくらの仕事じゃないのか。

③身勝手な応援依頼

今年度、現場の体勢を強化するためにこちらの人員を減らしたうえで現場を増員した。そのおかげで俺もマネージャーに昇格したくせにプレイヤー職も兼ね、どの社員より多くの仕事をこなしている。他のスタッフも同様で、かなり余裕なくいっぱいいっぱいの仕事をしてくれている。その状況を知らずしてか、万が一の場合に応援人員をもう一人回せと言ってきやがった。そして極めつけは現場の販促会議に若い考えを取り込みたいから、今やこちらで欠かせないほど主力となった２年目の新人社員を応援に寄越して欲しいと。

さすがに俺もキレてしまった。特に③については、返す刀で「反対にこちらにも何かあった場合は人的支援や業務支援はいただけるんでしょうね？」と部下の前で声を荒げるほど。

まさに事務部門の悲哀。確かに我々は利益に直結する仕事をしていないのかもしれないけど、縁の下の力持ちとしての自負はある。現場が気持ちよく仕事するための下支えだけど、かといって現場に好き勝手される所以はない。現場がいないと会社がまわらないのと同様、俺たち事務屋がいてないと同じように会社はまわらないよ。誰が人事や労務をしてるの？誰が経理や用度をしてるの？誰が総務や法務を？誰が情報管理を？舐めるんじゃないって。

そんなことがあった週末。俺もまだまだ血気盛んなのか、喧嘩に勝つ方法をずっと考えていた。もちろん言い負かしたり、ぶちのめすのではない。理路整然とロジックを組み立て、最終的にこちらの意向に寄せるのだ。審判は我々じゃなく上の人間。その人間がジャッジできるだけの材料を揃える。それだけ。さー、やってやろうじゃないか。今週はそういう意味でやる気全開の月曜日。頑張っていきましょう。

楽しい仕事はスケジューリングから

最大10連休と言われた令和６年度のゴールデンウィークも昨日で終わり、今日から平常運転。あれだけ空いていた通勤電車にも、いつもの喧騒が戻ってくる。連休期間中、最終日を除いて関西は天候に恵まれていたこともあり、５月といえど気分はすっかり初夏な雰囲気だ。ゴールデンウィークが終わると、夏休みが待ち遠しくなる。

うちの会社は24時間365日稼働しているので、全社員が一斉に休んでいるということは絶対にない。このゴールデンウィークはもちろん、お盆や年末年始だって、誰かが交代で仕事をしてくれている。以前そちら側の部署にいた俺としては、本当に頭が下がる。（とはいえ、暦通りに動くこちらはこちらで大変な部分はある）

連休最終日の昨日は、朝から妻と子供たちが出かけたので、朝から２度ほど愛犬の散歩に行った以外はずっとパソコン作業をしていた。摂取したのはコーヒーと胡桃パンと酵素ドリンク。不思議と一人だとお腹も空かないからいつもこんな感じ。さてさてパソコン作業とは如何に、という話だけど、やっぱり半分は仕事してました。受信BOXに溜まったメールを振り分けたり、休み中に入ってたチャットのメンションに返事したり、連休前に「クラウドにアップロードしといて」と頼んでた資料を確認したり。

けどメインでしたのは連休明けからやってかなきゃならない業務の組み立て。タスク管理というやつ。課長になったとはいえ、まだ兼任してる係長職として持ってる月例のルーチンワークや、今月の会議資料を揃えていくスケジュール、月末までに締結しないといけない労使協定の準備などなど。連休前から持ち越している業務を再確認するとともに、そういった案件を組み入れていく。

また別の機会に書こうと思うけど、俺はこれを『Notion』というもので管理している。それがなかなか上手く組み立てることができていて、自分でタスク管理やってても楽しいと感じるのは、ある種の才能だと自画自賛する。

話を元に戻すけど、そうして部署のタスク、自分のタスクを俯瞰してみると、なかなか今月は時間が厳しいことに気づく。自分の予定は青色、進行中のタスクは緑色、これからするタスクは灰色にしてるんだけど、カレンダーの元の色が見えないくらいの状況だ。課長職ともなれば、会議や部署間の打ち合わせ、ＰＪミーティング、部下からの相談という自分では動かせない予定であっという間にスケジュールが埋まっていき、自然とその隙間にタスクが詰め込まれていく。上手く詰め込めたと思っても、急な予定変更は常に起こり得るから、当然それがあればリスケする。毎日、仕事前と仕事後はその繰り返し。つくづく、よくこの仕事量をやってるもんだと感心するとともに、上手くスケジューリングできてくにつれ、だんだんと今月もなんとかなりそうな気がする。いや、きっとなんとかなる。

『別にそこまできっちりスケジューリングしなくても』とか『自分ひとりだけでしなくても』と思う人もいるだろうけど、感覚的に俺はそうしなきゃ「仕事に追いかけられてる」感じがして嫌だ。もし誰かが時間をくれてるとしたら、それは仕事じゃなく作業なんじゃないかって思ってしまう。あと、やっぱり根底には『仕事は主体的にしたい』って思いがあって、それを深堀りすると『楽しく仕事したいから』ってことに繋がっていく気がする。だから今一番欲しいのは秘書さん。この辺の作業を丸投げできる、格好良くスーツを着こなすロングヘアーをキリっと束ねて常に手帳を持ってる秘書さん。後半は余談だけど。

おっと、そうこうしているうちに始業時間だ。今週も頑張っていきましょう。

やってみせ 言って聞かせて させてみて…

４月初めくらいに、部下の育成も兼ねて、昨年まで俺がしてた仕事を振ってみた。部署間の調整、内容の把握、文章作成、資料の確認という、仕事の基礎になる要素が結構つまってるから。もちろん丸投げではなく、まず最初のキックオフは俺から。各部署の上長に根回しの連絡をして、そこから任せた。マネージャーとして進捗管理はしておきたかったので、定期的に状況は報告するようにと添えて。

一週間後くらいだったかな。いっこうに報告がないのでこちらから確認してみると、順調なのか順調じゃないのか、いまいち状況が掴めない回答だった。途中で手を出すのは良くないと思いつつ念のため内容をサラッと確認すると、かなり軌道修正が必要だったため、それはハッキリと伝達。それでネジは巻けたと思ったのが間違い。

期日がこの３連休明けの来週火曜日に迫った今週水曜日の夕方、ようやく内容を確認して欲しいと持って来た。その場は俺も別の仕事をしていたので、いったん預かって19時頃から見てみると、

うーん……これじゃあ厳しい

早速、社内チャットで「●●という資料に基づき確認して欲しいことがあって、それを説明したいので明日時間をとってください」と連絡した。すると帰ってきた答えが「すいません。まず自分で●●を確認して修正してみますので、それが終われば再度報告させてもらいます」

もしここで『お、やる気あるな』とか『責任感あるな』と思うんだったら、マネージャーとしては良くないと思う。だけど、今回は初めてだしあえて本人の言うとおりさせてみた。

そして木曜日の夕方。再度報告に来たので確認してみると

やっぱりダメじゃん。

そこから大幅な軌道修正を指示し、結局また３時間以上もの作業。俺も見捨てて帰れないから、違う仕事しながら待ってる状態。

今回のポイントは次のこと。

• 軌道修正は早い方が絶対良いに決まってる。なぜ俺が「時間をとってください」と言ったのか気づかないと。
• ひとりで100点を取ろうと仕事するより、60点で次の者に回していくチームの方が仕事って早いのよ実は。
• 完璧主義な考えは捨てて、完了主義でいこうよ。

まだあと何回かは大目に見るつもりだけど、他に振ってる仕事も同じ感じの雰囲気なんで、次回の１on１とかではちょっと厳しめに指導しないといけないかもしれない。あんまりそういうこと言うの気が進まないんだよなー。

朝活が好きです

俺はそんなに朝は得意な方ではないけど、アーリーワークは好き。いわゆる朝活というやつ。始業時間より１時間半ほど会社に着いて、まず朝の準備をゆっくりする。デスクの引き出しの鍵を開けたり、施錠管理してるパソコンを出してきて電源を付けたり、手帳を開いてその日の予定を確認したり、昨日の終業以降に届いているメールやチャットを確認したり、この辺はルーチンワークとして決まった順番にやりたい。そのあとは新聞をチェックしながら淹れたてのコーヒーを飲み、仕事のエンジンを始動させる。これでもあとまだ30分くらいは余裕があることがほとんど。

そういうときは、朝一番で片付けようと思っていた仕事を前倒しで実施することが多い。まだ周りは出勤中だったり出勤後にまったりしてる時間で、電話も鳴らないし、他部署からも仕事がほとんど飛んでこないから、実はすごく捗る時間帯。俺は仕事に取りかかる前に、その作業がだいたいどれくらいの時間がかかるか、あるいはどれくらいの時間がかかりそうか、というところから所要時間を設定してスケジュールに入れていくのだけど、感覚的に朝はそれが上回ることはほとんどない。

もちろんこれは自主的にしてるから、朝の早出勤務だなんだって騒ぐつもりも毛頭なく、あくまでも自分のためと思ってやっている。イメージとしては、始業時間から全開で仕事してぶっちぎるために、朝はその慣らし運転してる感じ。もはや周りの人間が始業時間ギリギリに来てても、特別何も思わない。むしろ、君たちがゆっくりしてる間、俺はどんどん前に進んでるよっていう優越感。

なんでそこまでするのか？って考えたり、周りに言われたりしたときに、ふと客観的にこの働き方を見てみることがある。おそらく、ここまでしてることに対する対価が今のところ吊り合ってるからだと思う。周りの２倍の額で昇給させてもらったことが３度もあるし、係長職にはかなり早くから登用してもらって、さらにこの４月にマネージャー職にまで登用してもらえたので、しっかり奉公した分、ご恩は貰えてるんだと思ってる。

妬みや僻み？知らないよそんなの。悔しかったら同じ結果出してみろって。たまにそれは「労働時間に対しての評価だ」と言う奴がいてるけど、全然違う。勝負は始業時間から終業時間まで。その間で最大限のクオリティ出すために俺はこういう働き方をしてるんだ。別に同じことができるなら、基本的には面倒なことが嫌いな性格なんだから、朝もゆっくり来るし残業もせずに早々に帰ってるよ。

なんかこの記事を書いてるうちに色々と思うことがあって、後半腹が立ってきてしまった。自分のことは強靭な鋼のメンタルの持ち主だと思ってるけど、それなりにストレスが溜まってきてるのかな？まぁ、けど明日の朝になったら忘れてまたアーリーワークしてるんだろうし、まだまだ俺はぶっちぎるつもりだよ。

孤独な管理職の心情

会社組織って、たいていはピラミッド型になっていて、今思えば平社員のうちはたくさんの同期とワイワイ言いながら、それなりに仕事も仕事以外も楽しくやれていた気がする。ところが上にいくに連れて同じ視点で仕事をする仲間はどんどん減っていき、気づけば周りは過疎地のごとく同じマネージャーが点在するだけの状態。

………つくづく管理職は孤独だ。

先日、「人」の調整が絡む案件を２件ほど、社内ではまだ期待している部下に任せてみたのだが、こちらの設定したゴールにはほど遠い結果が返ってきた。結局は今まで俺がほとんどお膳立てしていたり、後ろで睨みを効かせていたから『上手く立ち回れているように』見えていただけなのかもしれない。俺の上司からは、俺の後釜を育てること。そしてその後釜は（消去法になるが）その部下でいいんじゃないかという話もあったが、やはりもう少しじっくり考えないといけない。

起業した社長に『どういう人材が欲しいか？』と聞くと、多くの人が『自分と同じ人がもうひとり欲しい』と答えるらしい。最近になってその気持ちがよく分かる。俺と同じ人が無理なら（当たり前だけど）、俺がもう一人分仕事できるくらいの時間と気持ちのゆとりとツールが欲しい。自分で自分を動かすのは簡単だけど、人を動かすこと。しかもこちらの意図するように動かすことって本当に大変なんだ。この苦労、少しだけでも分かっておいて欲しいよね。

タスク管理について

俺自身、これまでに様々なタスク管理の方法をトライした。そして、長らくしてきたのが手書きの手帳による管理。もちろんデジタルな方法も試したなかで、もっともアナログな手段に落ち着いていたことは念のために言っておく。どうやら「手で書く」という行為が俺の脳みそにインプットするにはちょうどよく、またそうしてる間に思いついたことやアイデアを適度にアウトプットできていた。「紙にインクのペンで文字を書く」という行為が好きだったのも大きいかもしれない。月末に翌月１か月分のタスクを手帳の後ろのメモページに書き出し、それを一週間に一度、ウィークリーのページに落とし込む。さらに毎朝、それをデイリーのページを見ながら管理していく。

ところが、やはり仕事の内容が変わるにつれて、最近は手書きの手帳では追いつかなくなってきた。自分自身だけのタスクだけではなく、部下のタスクもマネージメントしようと思うと、手帳に向き合う時間が多くなりすぎて「手段が目的」と化してきてしまったのだ。

そこで、また自分なりに新たなタスク管理の方法を試行錯誤する時間が始まった。（とはいえ、書くことが好きなので結局手書きの手帳が完全にゼロになることは無い）

まず試したのがExcelによる管理。シートにタスクを書き出し、それをテーブル化。ステータスや日付の列を追加し、それをフィルターで絞り込む。xlsx形式で作成すると使えるスライサーを設定すれば便利だった。この辺は俺の得意分野なので、サクサクと作って１～２か月ほど使っていた。SNSの色んな投稿を参考にしながら作り込んだだけあって概ね問題は無かったんだけど、ひとつ難点があるとすればPC端末以外では管理しずらかったこと。クラウドに保存してたから、外でまったくアクセスできなかった訳ではないけど。

そこで、新たに今試してるのがNotionを使ったタスク管理。実はExcelで管理する前に、少しだけNotion使っていたのだが、ビューやページの作り込みに熱中しすぎて、これもまた「手段が目的」と化してしまったのと、鎖骨骨折してからはしばらく仕事量を意識的に削減してたから、そこまで管理する必要がなかったという事情で、Notionからは離れてしまっていた。それを、巡り巡ってやっぱり復活させたというのが現在。

Notionライフハック 暮らしに役立つ36のアイデアとテンプレート

今すぐ使えるNotion 基本＋活用＋テンプレート

はじめるNotion　使いかたを自由にデザインするための、基本、コツ、アイデア

Notionプロジェクト管理完全入門　Webクリエイター＆エンジニアの作業がはかどる新しい案件管理手法

一番大きな理由はNotionカレンダーがリリースされたことが大きい。会社の指定はOffice365なので、仕事の予定は基本的にOutlookに登録するのだが、社内のセキュリティポリシーの問題でOutlookのスマホアプリが使えなかった。これは俺のようなどこでも仕事したい人間には致命的。たぶん会社の意図はそれなんだろうけど。仕方なくその解決策としてPower Automateを経由して、アカウントを紐づけたGoogleカレンダーに自動で同期させ、スマホでの仕事の予定の確認はGoogleカレンダーで行っていた。もちろん以前に使っていたNotionのページにもGoogleカレンダーを埋め込み、タスク管理と並列させてはいたのだが、この難点はNotion上でGoogleカレンダーを編集できなかったこと（やる方法はあったのかもしれないが）。そのため、OutlookやGoogleカレンダー、Notionをいったりきたりしまっていて、正直その作業に飽きていた。

その点、NotionカレンダーはすべてNotion上で完結できてしまう。おまけにタスク管理とカレンダー予定を連動させる方法を知ったので、これはしばらく試してみようかと思っている。以下は参考にした動画のひとつ。

youtu.be

実は他にも、部下に振った仕事の進捗管理や、１on１ミーティングの記録、簡単なひとこと日記も、これを機に全部Notionにそれぞれのページを作ってまとめてみた。まだまだ「作っただけ」という雰囲気で、今度時間があるときにじっくりデザインしてみたいと思っているが、その時間はいつ作れるやら。。。

きっと使いこなしている人はたくさんいるだろうから、おすすめのNotionの使い方や攻略方法、あれば遠慮なく教えていただきたいところだ。